• Kalender- & Terminmanagement: Pflege eines sehr dynamischen Kalenders, Priorisierung und Koordination interner/externer Termine.
• Kommunikation & Gatekeeping: Du bist erste Anlaufstelle und filterst/steuerst Anfragen über alle Kanäle, bereitest Entscheidungen vor und sorgst für klare Next Steps.
• Reise- & Logistikplanung: End-to-end Organisation von Reisen inkl. Transfers, Hotels, Tagesabläufen, Präferenzen – plus Plan B, wenn sich Pläne ändern.
• Vorbereitung von Terminen & Unterlagen: Agenden, Briefings, Präsentationen/Unterlagen, Ablaufpläne; Informationsbündelung damit Entscheidungen schnell getroffen werden können.
• Notizen, Protokolle, Follow-ups: Mitschriften/Protokolle, To-do-Tracking, Nachhalten von Zusagen und Deadlines.
• Operative Organisation: Ablage/Struktur, Dokumenten-Handling, Koordination mit Team/Partnern; bei Bedarf Spesen/Abrechnungs- und Buchungsprozesse.
• On-the-go Support: Begleitung/Support bei ausgewählten Terminen, Produktionen oder Reisetagen.

• Du arbeitest extrem organisiert, priorisierst sauber und behältst auch unter Druck den Überblick.
• Du handelst schnell und präzise.
• Du bist diskret, loyal und gehst professionell mit sensiblen Informationen um.
• Du denkst vorausschauend und bist proaktiv: Du erkennst Engpässe, bevor sie entstehen, und bringst Lösungen mit.
• Du kommunizierst klar, freundlich und bestimmt – intern wie extern; du kannst „Nein“ sagen, ohne Konflikte zu erzeugen.
• Sehr gutes Deutsch und sicheres Englisch (schriftlich & mündlich).
• Tool-Sicherheit: MS Office, Messaging/Teamtools; du findest dich schnell in neuen Setups zurecht.
• Flexibilität in Arbeitszeiten und Reisebereitschaft sind Voraussetzung.

Nice to have

• Erfahrung als (Executive/Personal) Assistant, Office/Operations oder Projektassistenz in einem dynamischen Umfeld (Entertainment, Sport, Medien, Start-up, Agentur).
• Führerschein

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit hoher Eigenständigkeit.
• Direkte Zusammenarbeit in einem professionellen, schnellen Umfeld mit klaren Standards.
• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Office, Terminen und Reisen.